Praktisk styrearbeid
Styrets oppgaver og ansvar
Det er styret som setter mål for virksomheten, organiserer arbeidet og utøver kontroll. Styret skal:
Føre tilsyn med virksomhetens aktivitet og den daglige ledelsen. Dette betyr at styret skal sørge for at selskapet er forsvarlig organisert, har klare ansvarslinjer og kvalifisert personell.
Holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling.
Påse at selskapet har en forsvarlig egenkapital og likviditet i forhold til risiko og omfang av selskapets aktivitet. Hvis styret finner at egenkapitalen ikke er forsvarlig, plikter styret straks å foreslå tiltak og innkalle til generalforsamling.
Påse at selskapet har tilstrekkelige planer, budsjetter, økonomiske rapporter, forsikringer, retningslinjer og eventuell revisjon.
Ansette/avsette daglig leder.
Kontrollere at daglig leder følger planer og rapporteringsrutiner. Styret kan fastsette instruks for daglig leder. Har ikke selskapet daglig leder skal det øvrige styret føre tilsyn med styreleder som i slike tilfeller utøver funksjonen som daglig leder.
Saksbehandlingen i styret
Styresakene skal behandles i møte eller på annen betryggende måte. Det kan for eksempel være som telefonmøte, videomøte eller epost. Styremøter skal gjennomføres ved behov. Aksjeloven stiller ikke krav til hvor mange styremøter som skal gjennomføres i løpet av året. For å sikre at tilsynsrollen blir ivaretatt bør imidlertid styret innkalles til møter minst en gang i kvartalet. Det er styret som gjennom sitt strategiarbeid setter mål for den daglige ledelsen, og som vedtar årsplan for virksomheten. Styreleder har ansvaret for fullstendigheten i styrearbeidet og at årsplanen blir fulgt.
Styremøtene ledes normalt av styrets leder, som er ansvarlig for at styret kan fatte beslutning/vedtak i en sak. Orden og struktur i styremøtet er viktig. Derfor er det en fordel å behandle styresakene i tre trinn: presentasjon, diskusjon og beslutning.
Med mindre vedtektene sier noe annet så er styret beslutningsdyktig når mer enn halvparten av styret deltar i styrebehandlingen. En forutsetning for at styret er beslutningsdyktig er at alle styremedlemmene har blitt innkalt til møtet. Ved stemmelikhet er styreleders/møteleders stemme avgjørende. Det anbefales normalt at styret gjennom diskusjon bør komme fram til enstemmighet. Daglig leder er ikke medlem i styret. Han/hun har talerett, men ikke stemmerett.
Hvem representerer styremedlemmet
Et styremedlem representerer bare seg selv i styret. Det er imidlertid forventet at styremedlemmet rapporterer til de som har valgt han/henne inn i styret gjennom de kanaler som er naturlig. Selv om styremedlemmene representerer seg selv i styret, har de et ansvar for å arbeide for det som er best for den virksomheten de er valgt inn i.
Styreprotokoll
Daglig leder utarbeider protokoll/møtereferat med beslutningene som ble fattet i møtet. En styreprotokoll skal som minimum angi tid og sted, hvem som deltok på møtet, behandlingsmåte og styrets beslutninger. Dersom et medlem av styret ikke var med i behandlingen av en sak på grunn av fravær eller inhabilitet, skal dette framkomme av protokollen. Styreprotokollen skal være datert og signert av alle styremedlemmene som har deltatt i behandlingen.
Merknader til protokollen behandles i neste styremøte.
Innkalling og forberedelse til styremøtet
Det er styreleder som har ansvar for at aktuelle saker blir styrebehandlet. Styremedlemmer og daglig leder kan kreve at bestemte saker blir styrebehandlet. Innkalling med sakliste og styrepapirer sendes styrets medlemmer senest en uke før styremøtet slik at medlemmene har tid til å sette seg inn i sakene i forkant av møtet. Den som forbereder sakene skal legge fram en innstilling med forslag til vedtak for styret, enten det er daglig leder, styreleder eller begge i samarbeid. Det er styreleder som har ansvar for dialogen med daglig leder. Styremedlemmer kan melde inn saker de ønsker behandlet ved å ta kontakt med styrets leder.